Menos reuniones y más sesiones de trabajo

Durante mucho tiempo he sentido que no he avanzado mucho en el trabajo que tengo pendiente. Analizando porque encuentro que la mayor parte del tiempo estoy reunido con otras personas, analizando diversos temas que merecen la debida atención. Resultado de esta reunión generalmente son tareas y compromisos pendientes por hacer, pero en realidad ningún resultado concreto que aporte a la situación que se está discutiendo. Esto genera frustración y no ayuda mucho a que baje nuestra pila de trabajo. Quiero compartir algunas acciones que he puesto en práctica y me han ayudado a cambiar esta situación.

Anti-Patrones

Cítame para que revisemos el tema

¿Cuántas veces nos cruzamos con alguien en la oficina que nos dice algo como “tengo un tema en el que necesito tu ayuda…”?. ¿Cuántas veces has respondido “cítame para que lo revisemos”?. Al hacer esto estamos desperdiciando una gran oportunidad para que nuestro “backlog personal” no crezca sin control. Muy probablemente estamos poniendo en lista de espera tareas que podrían haber sido resueltas en una conversación de pasillo, y para las cuales en algún momento tendrás que involucrarte de forma reactiva para solucionar los efectos de no haberlo hecho a tiempo.

La próxima vez en que junto a la máquina de café alguien te diga “tengo un tema en el que necesito tu ayuda” puedes hacerle 3 preguntas que te darán dimensión del esfuerzo que implica tu participación y del impacto de no participar.

Pregunta 1: Cuéntame en 1 minuto de qué se trata el asunto. En este tiempo sabrás si el tema realmente requiere tu participación y si el asunto está claro como para plantear soluciones. Si el tema no requiere de tu participación, hazte a un lado y no te conviertas en un cuello de botella haciéndolo esperar. Si el asunto no está claro, revisa si eres necesario para aclararlo o si tu colaborador dispone de los medios para hacerlo. En este momento tendrás una idea clara de tu rol en esta situación.

Pregunta 2: ¿Para cuando sería prudente tener una solución?. En otras palabras, es saber si estamos a tiempo de actuar sin causar efectos colaterales.

Pregunta 3: ¿Qué pasará si no damos una pronta solución al tema?. Esta pregunta busca tener información acerca del impacto potencial de la situación. Si bien el asunto puede no estar en tus responsabilidades directas, debemos recordar que que lo principal en toda situación son los objetivos y el bienestar de la organización. Entendiendo dicho impacto podrás decidir cuándo y cómo actuar de manera efectiva.

… ¿y qué tal el fin de semana?

Podría ilustrar el transcurrir normal de una reunión de dos horas de la siguiente forma:

Con algunas variaciones, este es el marco general de una reunión de dos horas. La puntualidad es una muestra de respeto por los demás asistentes a la reunión, por eso, si queremos minimizar los factores que contribuyen a la no efectividad, es importante iniciar y terminar según lo planeado. Aspectos como el saludo, la contextualización sobre la situación, la definición de compromisos y el resumen de lo hablado, podrían hacerse de forma diferente, con el objetivo de optimizar el uso del tiempo. Si bien es importante empatizar con nuestro equipo de trabajo, las reuniones no son el espacio para hacerlo. La contextualización es el aspecto más importante para que la reunión sea efectiva. Entender el problema a discutir y el propósito de la reunión es fundamental, pero esto puede ser una actividad que cada asistente puede realizar previo a la reunión, ayudándose del material de referencia que el facilitador de la reunión envíe. Así, durante la reunión se llegará rápidamente a la ideación en torno a un problema comprendido. En este punto solo queda hacer acuerdos efectivos que permitan que los compromisos se cumplan… suena fácil, verdad?… más adelante volveremos sobre este aspecto. Sin embargo, lo ideal es que al final sean más las decisiones tomadas que los compromisos por cumplir.

Con una dinámica así, el nuevo panorama sería:

Así, en máximo 1 hora se podrían sacar adelante temas que realmente ameriten reunirnos. Se que estarán pensando que esto aplica para temas simples, que existen temas complejos que ameritan más tiempo, no me voy a detener en este punto porque más adelante hablaremos detalladamente al respecto. El reto es que los espacios de reunión sean solo de media hora.

Compromisos más no comprometidos

Este antipatrón se manifiesta claramente cuando al inicio de una reunión se hace seguimiento a los compromisos adquiridos en reuniones previas, y se confirma cuando muchos de estos compromisos continúan en el estado en que quedaron cuando fueron definidos. ¿Por qué se incumplen los compromisos?. Partiendo de la esencia fundamental de las relaciones que es la confianza en las personas, sabemos que los compromisos no se incumplen intencionalmente, fundamentalmente los compromisos se incumplen por desconocimiento en el dominio del problema o por sobre-comprometerse. El sobre-compromiso se da por fallas en la planeación y visibilidad del trabajo pendiente; cuando no se conoce la capacidad del proceso, no se tienen argumentos para decirle “No” a una nueva tarea asignada.

Los compromisos adquiridos en las reuniones deben ser respetados, pero para poderlos respetar debemos ser metódicos en el manejo de la pila de trabajo personal. Mientras se adquiere el hábito, es importante que se haga seguimiento temprano a los compromisos para evitar su incumplimiento.

Espacios dedicados a generar valor

Si un tema no puede ser abordado en una reunión de 1 hora, puede ser porque no se tiene la suficiente información como para tener una discusión corta alrededor de dicho tema, en la que se puedan tomar decisiones. La recomendación en este caso sería listar qué información que se requiere para tomar decisiones, fijar compromisos para generar esta información y, una vez se cuente con ella, difundirla para que el próximo espacio de reunión sea productivo.

Ahora bien, existen temas cuya solución va mucho más allá de tomar decisiones y definir compromisos, espacios de creación de valor para la organización, que no son reuniones, son sesiones de trabajo. Estos espacios de co-creación deben ser estructurados de tal forma que caigamos en “vicios” que nos lleven a sentir que nuestro tiempo pudo ser utilizando de una mejor forma. Para esto podríamos revisar una pequeña lista de chequeo que puede ayudar a sacar un mejor provecho:

  • Citar la sesión de trabajo con la suficiente antelación, de forma que los asistentes se puedan preparar con información que de un contexto de la situación. En la citación se debe incluir los temas a tratar y los objetivos de la sesión de trabajo, que básicamente corresponden con el valor que se debe haber generado al final de dicha sesión.
  • Preparar una agenda. Tener un guión de la sesión de trabajo permite tener foco, dimensión de la duración de la sesión y optimizar el tiempo dedicado a la misma. Esta agenda debe contar con espacios de descanso, relajación, hidratación y alimentación, dependiente de la duración total de la sesión de trabajo.
  • Tener un facilitador de la reunión. Las personas involucradas en generar resultados generalmente pierden la noción del tiempo. Es importante contar con la ayuda de un facilitador que nos permita seguir el guión definido o alertarnos de que dicho guión debe cambiar. También debe ayudarnos a que cada discusión tenga un resultado que aporte a los objetivos de la sesión y a que se respeten los tiempos que se acuerden para terminar cada actividad.
  • Iniciar y terminar a tiempo.
  • Y lo más importante, al terminar la sesión de trabajo se debe haber generado valor para la organización. El valor generado está alrededor de definir buenos objetivos de la sesión y poder cumplir dichos objetivos dentro del tiempo reservado.

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